efektywne zarządzanie czasem helion.pdf

E FEKTYWNE ZARZDZANIE CZASEM

Ostro1nie planuj spotkania ..........................................................40

Porz8dek na biurku .........................................................................41

Systematyczno .............................................................................42

Korzystaj z serwisów.......................................................................42

Internet............................................................................................. 43

Zaznacz, co najwa1niejsze .............................................................44

Stawiaj na jako .............................................................................44

Działaj albo inwestuj czas.............................................................. 45

Dobra sekretarka............................................................................. 46

Przechowalnia dokumentów.........................................................48

Checklisty ........................................................................................ 50

Od technik do efektów ...................................................................51

Zrób sobie przerw ......................................................................... 52

4. Nie marnuj czasu 55

Główny winowajca.......................................................................... 56

Kto jeszcze ci przeszkadza?.......................................................... 59

Zbdne rozmowy telefoniczne ..................................................... 62

Nie czekaj bezu1ytecznie na poł8czenie...................................... 64

Klarowny system przekazywania wiadomoci ........................... 65

E-maile.............................................................................................. 66

W podró1y ....................................................................................... 67

5. Priorytety 71

Zasada Pareto ...................................................................................71

Stawiaj drobiazgi na pierwszym miejscu..................................... 73

Planuj od ko'ca ..............................................................................74

Terminy............................................................................................ 75

Sposoby wykonywania zada' ....................................................... 76

Unikaj robienia rzeczy niepotrzebnych......................................78

Uwaga — niebezpiecze'stwo!.......................................................79

Wierz w swoje priorytety................................................................80

6. Kontrola iloci papierów 83

Zmniejsz ilo papierów................................................................84

B8dF zwizły .................................................................................... 85

Krótkie memoranda....................................................................... 86

Zminimalizuj obieg dokumentów...............................................87

S PIS TRECI

Nie tra czasu na archiwizacj ......................................................88

Utrzymuj porz8dek w papierach...................................................91

Ostro1nie korzystaj z komputera..................................................91

Nie powielaj niepotrzebnie informacji ....................................... 93

Nie produkuj zbdnych informacji............................................. 93

Nie pisz bez potrzeby..................................................................... 95

Pisz szybciej ..................................................................................... 96

KNP — najlepszy pomocnik w oszczdzaniu czasu ................. 96

7. Praca z lud/mi 99

Rozmowy towarzyskie ................................................................. 100

Kontakty nieformalne ..................................................................101

Lunch w interesach....................................................................... 102

Inne spotkania ...............................................................................103

Unikaj konfliktów........................................................................ 104

Odpowiedni ludzie........................................................................106

Jasne instrukcje ..............................................................................106

Nie rób wszystkiego sam.............................................................. 107

Wymieniaj si z innymi................................................................113

Wspomagaj rozwój swoich podwładnych..................................114

Szczególne pytanie.........................................................................115

Nie stój nad nimi...........................................................................117

Motywuj pracowników.................................................................118

Pomó1 podwładnym w zarz8dzaniu czasem .............................118

Ustal niepodwa1alne reguły.........................................................119

Spotkania — szansa czy zagro1enie?...........................................121

8. Słowo ko2cowe

127

Dobra organizacja pracy

Rozpacz to cena, jak płacimy za postawienie sobie nieosigalnego celu.

Graham Greene

Organizacja pracy i zarzdzanie czasem maj z sob wiele wspól-

nego. Dobra organizacja pracy stwarza warunki do efektywnego

wykorzystania czasu. Zła organizacja pracy działa podst"pnie. Ka$da

czynno%& zabiera odrobin" wi"cej czasu ni$ powinna, a $e dzieje si"

tak dzie( za dniem, nieuchronnie obni$a si" twoja efektywno%&.

Nawet drobne bł"dy w organizacji pracy mog mie& istotny wpływ

na zmniejszenie efektywno%ci, poniewa$ powtarzaj si" przy wielu

czynno%ciach. W najgorszym przypadku brak dobrej organizacji

pracy powoduje prawdziwe kłopoty, bo +le zorganizowana osoba:

nie mo$e znale+& potrzebnych informacji czy dokumentów,

ma zam"t w kalendarzu,

przeskakuje od zadania do zadania, próbujc zd$y&

z nakładajcymi si" terminami,

jest +le przygotowana i spó+nia si" na spotkania,

cigle przybywa jej papierkowej roboty,

nie ma jasnych priorytetów,

pracuje w bałaganie,

ma problemy w komunikowaniu si" z innymi i +le prowadzi

dokumentacj".

W rezultacie osoba taka podwaja wysiłek, marnuje czas, nie do-

trzymuje terminów, a efekty jej pracy s niewystarczajce, cho& na

pozór wło$yła w ich osigni"cie odpowiedni ilo%& czasu i wysiłku.

Co gorsza, taka kiepska wydajno%& jest doskonale widoczna i wpływa

na prac" innych. Osoby bezpo%rednio współpracujce z kim% +le

zorganizowanym same wpadaj w tarapaty, a winowajc" uwa$aj

E FEKTYWNE ZARZDZANIE CZASEM

za niesolidnego. Zła organizacja wpływa wi"c nie tylko na bie$c

prac", ale równie$ na szanse rozwoju kariery.

Mam nadziej", $e powy$szy opis nie dotyczy ciebie (beznadziej-

nie +le zorganizowana osoba z cał pewno%ci nie si"gn"łaby po

niniejszy poradnik). Jednak wi"kszo%& ludzi dostrzega u siebie pew-

ne elementy złej organizacji pracy. Łatwo sobie wyobrazi&, $e nawet

tylko cz"%& powy$szych punktów miałaby bardzo negatywny wpływ

na nasz prac". Zwykle nie trzeba zreszt uruchamia& wyobra+ni,

twoja pami"& na pewno podsunie ci odpowiednie przykłady.

Wykazanie wad złej organizacji pracy jest prostym zadaniem. Jak

jednak dobrze zorganizowa& prac", i to na stałe? Podstaw jest plan.

Zajmiemy si" wi"c, podobnie jak w poprzednim rozdziale, tworze-

niem planu, a tak$e jego realizacj. Nast"pnie omówimy szereg roz-

maitych czynników pozytywnie wpływajcych na organizacj" pracy.

Niektóre z nich to proste pomysły, majce jednak istotny wpływ na

dobr organizacj", inne maj fundamentalne znaczenie. Wszystkie

b"dziesz musiał prawdopodobnie nieco dostosowa& do swoich

metod pracy. Jednak wiele z nich łatwo przekształcisz w nawyki

i nie b"dziesz marnował czasu na zastanawianie si" nad ich im-

plementacj. Najpierw jednak zajmiemy si" planowaniem.

Opracuj plan

Opracowanie planu to co% wi"cej ni$ wypisanie listy rzeczy do zro-

bienia. Zadania trzeba zapisywa& w odpowiedni sposób i równie$

w odpowiedni sposób na bie$co uzupełnia& plan. Mo$na to zrobi&

nast"pujco:

Spisz zadania. Lista musi by& wyczerpujca, cho& w formie

krótkich notatek. Trudno pracowa& z bardzo rozbudowanym

planem.

Oszacuj jak najdokładniej czas, jaki zajmie wykonanie

ka$dego zadania.

Dodaj czas na nieprzewidziane wypadki. Zazwyczaj wszystko

zajmuje wi"cej czasu, ni$ oszacowano. Uwzgl"dnij równie$

powtarzajce si" czynno%ci, które wykonujesz codziennie

na bie$co.

Ustal priorytety. To kluczowy, niezwykle istotny aspekt

zarzdzania czasem.

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: