psychologia.docx

Warunki skutecznego porozumiewania się

              Komunikacja jest jednym z podstawowych elementów  życia społecznego, dlatego pełni niezwykle ważną rolę. Przekazywanie i odbieranie informacji między ludźmi zapewnia im niezakłócone funkcjonowanie i współżycie. Każdego dnia stykamy się z mnóstwem informacji i równie wiele ich wysyłamy. Tylko prawidłowy odbiór gwarantuje pełne porozumienie, ale by mogło ono zaistnieć wymagane jest spełnienie kilku warunków. Ważne jest, by o nich pamiętać, bowiem komunikacja spełnia wiele ważnych funkcji. Przede wszystkim funkcję informacyjną, dzięki której poznajemy otaczającą nas rzeczywistość. Już od najmłodszych lat umożliwia nam to wkraczanie w świat. Poza tym jednak komunikacja pełni także funkcje: motywacyjną, kontrolną, emotywną, społeczną i umożliwiającą samorealizację. Umiejętność prawidłowego komunikowania się pozwala nam na rozwój siebie, poznawanie innych i wyrażanie emocji oraz pomaga w osiąganiu celów. Możliwe jest to jedynie przy spełnieniu pewnych warunków zapewniających skuteczne porozumiewanie się.

              Aby w ogóle doszło do aktu komunikacji, informacja musi być przekazana w sposób zrozumiały dla obu stron – nadawcy i odbiorcy. Muszą oni porozumiewać się jednym językiem, który dobrze znają, ale także muszą mieć porównywalne kompetencje. Ciężko jest doprowadzić do skutecznego porozumienia się, jeśli mamy do czynienia z obcokrajowcem. Barierą, której w zasadzie nie możemy do końca pokonać jest nasz język. Mowa ciała nie może w pełni zastąpić przekazywanego komunikatu, a co za tym idzie prawdopodobne jest zaistnienie nieporozumienia, które zniweczy założony przez nas cel. Poza niezwykle ważnym warunkiem, jaki stanowi znany obojgu komunikującym się język, istotną rolę pełnią też kompetencje rozmówców. Mogą one wiązać się np. z wykształceniem, posiadanym doświadczeniem czy środowiskiem, z którego się wywodzimy. Umiejętność posługiwania się obcym językiem nie zapewnia nam jeszcze skutecznej komunikacji. Musimy pamiętać także o różnicach kulturowych, które mogą w jakiś sposób zakłócić komunikat, przez co stanie się on niezrozumiały dla odbiorcy. Rzeczywistość, w której on funkcjonuje może się diametralne różnić od naszej, a to ma istotny wpływ na niezrozumienie i intencji, i samej informacji płynącej od nadawcy. Takie problemy wiążą się jednak nie tylko z relacjami pomiędzy obcokrajowcami, ale mogą zaistnieć także na gruncie macierzystego kraju. Nie będą one wtedy wiązać się wyłącznie z kulturą, ale przede wszystkim z wykształceniem i doświadczeniem. Nadawca zawsze musi pamiętać o kompetencjach odbiorcy i odwrotnie. Niemożliwe jest porozumienie się dwóch (czy więcej) osób, jeżeli informacja podana jest np. w żargonie naukowym, właściwym tylko dla danego zawodu, a odbiorcy go nie wykonują. Ludziom niezajmującym się np. medycyną trudno jest zrozumieć naukowy artykuł lekarza. Podobnie jak lekarzowi może być trudno zrozumieć wypowiedź inżyniera czy architekta. Przenosi się to na wszelkie zawody i poziomy wykształcenia. Jeżeli chcemy być zrozumiani przez innych, musimy dostosować swoją wypowiedź do ich kompetencji. Każdą informację można przekazać na wiele sposobów i nawet mówiąc o rzeczach właściwych danej dziedzinie nauki czy danemu zawodowi, możemy przekazać ją w sposób przystępny i zrozumiały dla innych. Podobny problem może wiązać się z komunikacją pomiędzy dorosłymi a dziećmi. Ich doświadczenia, pojęcie o świecie i wykształcenie się diametralnie różnią i by mogli się zrozumieć, komunikat musi być dostosowany do poziomu rozwoju dziecka.

              Ważną rolę przy skutecznym porozumiewaniu się pełnią także warunki zewnętrzne. Tylko sprzyjająca sytuacja może zapewnić prawidłowy odbiór informacji. Nie może zostać on zakłócony przez inne komunikaty, rozmowy, szum maszyn czy samochodów. Jeżeli informacja nie dotrze do odbiorcy lub dotrą tylko jej strzępy, nie może być ona prawidłowo zinterpretowana i zrozumiana. Dlatego, by mogło dojść do skutecznej komunikacji, musimy zadbać o sprzyjające warunki zewnętrzne – ciszę i spokój. Musimy jednak pamiętać, że nawet one nie są w stanie zapewnić skutecznego porozumienia się. Przede wszystkim przekaz musi spotkać się z odbiorem, a by mogło do tego dojść musi być użyty kod znany partnerowi, a informacja musi być przeznaczona dla tego konkretnego odbiorcy. Jeżeli dobrze wiemy, co i komu chcemy przekazać, z pewnością będziemy umieli dostosować informację do danego odbiorcy, tak, by mógł ją w pełni przyjąć, zdekodować i zrozumieć. Ważny jest także odpowiedni dobór nośnika informacji, uzależniony od odbiorcy lub grona odbiorców, miejsca, celu i samej formy komunikatu. Nasze wysiłki będą jednak bezowocne, jeśli odbiorca nie będzie chciał odebrać informacji. Zamknięcie się na komunikację jednej ze stron powoduje zakłócenia i niemożność jej realizacji. Stąd wniosek, że kluczowym warunkiem, który musi być spełniony, by doszło do skutecznego porozumienia się jest współpraca nadawcy i odbiorcy. Tylko przy obustronnych chęciach, zaangażowaniu i wysiłku komunikacja ma jakikolwiek sens i może zostać osiągnięty zamierzony cel.

              Jest wiele zasad skutecznej komunikacji i porozumiewania się, które możemy odnaleźć w literaturze. Wszystkie są warte uwagi i przemyślenia, chcę jednak zaprezentować postulaty Davida Johnsona:

„1. Mów o zachowaniu danej osoby, nie o samej osobie, np. powiedz raczej, że ktoś "dużo mówił na spotkaniu", a nie że "jest gadułą".

2. Skup się na spostrzeżeniach, a nie wyciągaj wniosków. Wnioski to interpretacje i sądy na temat tego, co widzisz i słyszysz. W pewnym sensie zaciemniają one twoje obserwacje i w ten sposób zniekształcają informacje zwrotne.

3. Dokonuj opisu a nie ocen, ponieważ ocena odwołuje się do wartościowania w kategoriach dobra lub zła, słuszności i niesłuszności. Opisywanie natomiast to proces zdawania sprawy z tego co się dzieje.

4. Opisuj zachowanie w kategoriach "mniej lub bardziej", a nie "tak lub nie".

5. Skup się na zachowaniach w odniesieniu do szczególnej sytuacji, najlepiej do "tu i teraz", a nie na zachowaniach w ogóle. Lepiej rozumiemy zachowania, jeśli rozpatrujemy je na tle danego miejsca i czasu.

6. Dziel się informacjami i pomysłami, a nie dawaj rad. Pozwalasz w ten sposób decydować drugiej osobie jak użyje twoich pomysłów i informacji w danej sytuacji i danym czasie.

7. Zajmij się badaniem możliwości, nie zostawaj przy gotowych odpowiedziach i rozwiązaniach. Im bardziej zajmujemy się różnymi drogami wiodącymi do celu, tym mniejszą mamy skłonność do pochopnego przyjmowania odpowiedzi i rozwiązań.

8. Skup się na korzyści, jaką informacja zwrotna może dać odbiorcy. Informacja zwrotna powinna służyć potrzebom osoby, która ją otrzymuje, a nie tej, która jej udziela.

9. Ogranicz się do tej ilości informacji, którą osoba może spożytkować, a nie do tej, którą chciałbyś przekazać. Jeśli przeciążysz drugą osobę informacjami, będzie miała mniejszą możliwość ich efektywnego wykorzystania. Wtedy raczej zadowalasz swoje potrzeby niż pomagasz drugiej osobie.

10. Dziel się osobistymi uwagami w stosownym momencie - uważaj na miejsce i czas. Nawet znakomite informacje zwrotne przedstawione w niewłaściwym czasie, mogą przynieść więcej szkody niż pożytku.

11. Myśl o tym, co zostało powiedziane a nie o tym, dlaczego. Kiedy odnosisz informacje zwrotne do tego, co, jak, kiedy, gdzie zostało powiedziane znajdują się one wśród cech dostrzegalnych. Jeśli zastanawiasz się, dlaczego coś zostało powiedziane, przechodzisz od rzeczy dostrzegalnych do wyborów, wnosisz kwestie "powodów" i "zamysłu".”

              Musimy zauważyć, że aby doszło do skutecznego porozumienia się musi zostać spełniony w jednym czasie szereg warunków. Łatwiej jest jednak zadbać o odpowiednie miejsce, dostosowanie informacji do kompetencji odbiorcy, czas i wybór kodu niż o odpowiednią postawę i zachowanie. Nasze nastawienie, umiejętności komunikacyjne i odpowiednia postawa wymagają bowiem wysiłku poznania, a następnie zastosowania wielu zasad, które pomagają w porozumieniu się. Wydaje się jednak, że skutki, jakie możemy osiągnąć przy zainwestowaniu czasu i podjęciu wysiłku są o wiele bardziej cenne niż wkład naszej pracy, bo poprawiają jakość naszego życia. Skoro nie możemy obyć się bez komunikacji, z pewnością warto zadbać o jej prawidłowy przebieg.

Bibliografia:

1.      Johnson D., Umiejętności interpersonalne i samorealizacja, Warszawa 1985.

2.      McKay, Davis, Fanning, Sztuka skutecznego porozumiewania się, Gdańsk 2006.