Tierney Elizabeth - Doskonalenie komunikacji miedzyludzkiej na 101 sposobow.pdf - PSYCHOLOGICZNE - nauka11

ELIZABETH TIERNEY

Doskonalenie komunikacji

międzyludzkiej na 101

sposobów

(101 Ways to Better Communication.)

(tłumaczył Marek Gasiński)

WSTĘP

Właśnie w tym momencie na całym świecie ludzie zajęci są prowadzeniem interesów.

W chwili, gdy czytasz tę stronę odbywają się tysiące spotkań handlowych. Pracownicy firm

wysyłają faksy, redagują korespondencję elektroniczną, otwierają listy, czytają sprawozdania,

sporządzają notatki służbowe, rozmawiają z kolegami, przemawiają na konferencjach lub też

gawędzą przy kawie lub herbatce. Komunikując się, dokonują przekazu informacji, a

komunikacja ta stanowi krwiobieg organizacji gospodarczych. Mimo iż ciągle musimy

komunikować się z innymi osobami, to jednak większość z nas nie została do tego celu

należycie przygotowana. Zatem każdy z nas może udoskonalić swoje umiejętności.

Niniejsza książka proponuje Doskonalenie komunikacji międzyludzkiej na 101

sposobów. Napisano ją dla ludzi biznesu rozumiejących, jak istotne znaczenie dla ich

osobistego sukcesu, a także sukcesu ich firm, ma skuteczna komunikacja. Mimo iż każdy z

proponowanych 101 sposobów dotyczy innego aspektu komunikowania się, najwięcej możemy

skorzystać, jeśli rozważymy je łącznie.

Gdy czytasz tę książkę, inni ludzie biznesu są - być może -akurat zajęci dyskusją nad

swoimi zadaniami, celami, stratami, zyskami, kosztami ogólnymi przedsiębiorstwa, polityką

handlową, budżetami, pożyczkami, promocjami, planami strategicznymi, rozwojem produktu,

szkoleniem, rekrutacją personelu, technologią, redukcją wymiarów wyrobów, przejęciami

firm, globalną konkurencją, spotkaniami towarzyskimi w biurze, rozmieszczaniem biurek,

przerwami na kawę lub zaopatrzeniem biura. Wyobraź sobie, jakie mogą być następstwa, jeśli

nie jesteś w stanie zrozumieć, o czym się mówi w salach narad, w biurach lub też przy stole w

czasie przerwy obiadowej. Wyobraź sobie konsekwencje niezrozumienia Twojego punktu

widzenia przez Twoich kolegów lub też niemożności przedstawienia przez nich własnego

stanowiska. Gdy zawodzi komunikacja, nawet w takich przypadkach, jak zamawianie papieru

do kopiarek czy też tworzenie długoterminowych planów zatrudnienia, zawsze prowadzi to do

zamieszania. Rozważmy zatem metody osiągania pomyślnie j szych rezultatów.

CZĘŚĆ PIERWSZA: KOMUNIKACJA MIĘDZYLUDZKA

- UWAGI OGÓLNE

Podczas gdy druga część niniejszej książki zawiera analizę określonych typów

komunikacji międzyludzkiej część pierwsza poświęcona jest pogłębieniu rozumienia ogólnych

zasad komunikowania się. Proponuje ona rozmaite sposoby opanowania problematyki

komunikacji poprzez analizę zasad, teorii, organizacji, języka, postaw i zachowań.

Większość z nas traktuje proces komunikowania się jako coś oczywistego. Są ku temu

powody. Przecież robiliśmy to w ciągu całego naszego życia: w domu, w sklepie, w autobusie,

na lotnisku, w biurze lub w szkole. Aczkolwiek komunikujemy się cały czas, to nie zawsze

udaje nam się to robić z powodzeniem. Że jest to prawdą, możemy sądzić na podstawie tego,

jak często słyszymy lub używamy zdań w rodzaju:

„Co rozumiesz przez...?"

„Sądziłem, że powiedziałeś..."

„Czy mógłbyś wyjaśnić ostatnią kwestię?"

„Czy na zebraniu nie stwierdziłeś, że Ty...?"

„Ależ przypuszczałem, że proponujesz..."

„Przepraszam, źle zrozumiałem".

Każde z tych zdań sugeruje, że zawiodła komunikacja, co w każdym biurze stanowi

sytuację niepożądaną. Co zatem możesz uczynić, by zminimalizować ten problem?

KORZYŚCI PŁYNĄCE Z BARDZIEJ EFEKTYWNEJ KOMUNIKACJI

Zacznijmy naszą dyskusję od rozważenia korzyści, jakie zapewnia bardziej efektywne

komunikowanie się. Wyjaśnijmy najpierw znaczenie dwóch słów powszechnie używanych w

tekście książki: audytorium oraz wiadomość. Audytorium odnosi się do jednej, tysięcy lub

więcej osób, z którymi się komunikujesz. Wiadomość odnosić się będzie do idei lub myśli,

którą pragniesz podzielić się z Twoim audytorium. Jedną wiadomością może być, na przykład,

„dzień dobry", a inną Twoje roczne sprawozdanie dla udziałowców. Zacznijmy więc naszą

dyskusję mając na uwadze przyjętą interpretację słów: audytorium i wiadomość.

SPOSÓB L

OSZCZĘDZAJ ZASOBY

Nieskuteczna komunikacja prowadzi do straty czasu i pieniędzy, odbija się na morale

personelu oraz wydajności. Z drugiej strony efektywna komunikacja międzyludzka jest

źródłem oszczędności czasu i pieniędzy oraz ma korzystny wpływ na ludzi. Rozważmy

następujący scenariusz:

W środę Frank obiecuje Loraine, że dopilnuje, by Gary przesłał jej kopię poufnego

sprawozdania. Zawiera ono dane które mają być wykorzystane w jej piątkowej prezentacji.

Jednak zapomniał powiedzieć Gary'emu, by dostarczył jej sprawozdanie

Jaki jest tego skutek?

Gdy Loraine nie otrzyma sprawozdania, będzie musiała zadzwonić do Franka lub

Gary'ego prosząc o jego dostarczenie. Jeśli najpierw zadzwoni do Franka, to prawdopodobnie

powie on, że przeprasza i natychmiast go prześle. Jeśli zadzwoni najpierw do Gary'ego, może

on nie orientować się, o co jej chodzi. Loraine dalej oczekuje na dane ze sprawozdania, a jej

praca ulega opóźnieniu. Gary jest zakłopotany. Ponieważ nie rozmawiał z Frankiem, nie jest

pewien, czy Loraine ma prawo dostępu do poufnego dokumentu. Jak z tej sytuacji wybrnąć?

Gary musi zatelefonować lub wysłać e-mail do Franka, następnie do Loraine, i z kolei Frank do

Loraine. Priorytety ulegają zmianie. Praca zostaje wstrzymana lub przerwana - a wszystko z

powodu drobnego zaniedbania w komunikacji międzyludzkiej. Gary jest zakłopotany i

zirytowany. Loraine jest zła, sfrustrowana i pod silną presją. Frank ma poczucie winy.

W działalności przedsiębiorstw ciągle spotykamy się z podobnymi scenariuszami.

Jesteśmy ludźmi i popełniamy błędy. Wyobraźmy sobie, że każdemu z nas tylko raz dziennie

nie udało się dokładnie porozumieć tylko z jednym spośród naszych licznych kolegów.

Pomnóżmy te niepowodzenia przez tysiące wzajemnych kontaktów. Skutki owych

niedociągnięć lub zakłóceń mogą przyprawić o zawrót głowy. W konsekwencji niezmiennie

prowadzi to do odłożenia na później tego, co planowaliśmy zrobić przychodząc rano do pracy.

Zostajemy natomiast zaabsorbowani wyjaśnianiem cudzych wiadomości, sprawozdań, notatek,

dokumentów lub rozmów telefonicznych.

Dokonajmy zmiany w pierwotnym scenariuszu. Frank poprosił Gary'ego o przesłanie

sprawozdania Loraine i Gary rzeczywiście to zrobił. Jednakże po przekazaniu sprawozdania

Gary zauważył błąd w tabeli, na stronie 12 - przestawienie niektórych liczb. Co teraz? Czekają

nas dodatkowe rozmowy telefoniczne i dalszy wzrost frustracji. Znowu trzeba przepraszać,

dokonać korekt, wykonać kopie, odebrać błędne sprawozdania, napisać pisma przewodnie,

rozesłać nowe wersje dokumentu oraz przeprowadzić rozmowy wyjaśniające pomyłkę - a

wszystko to jest bardzo czasochłonne.

Przypomnij sobie własne doświadczenia:

• Czy kiedykolwiek musiałeś dwukrotnie czytać notatkę, gdyż po pierwszym czytaniu

nie mogłeś uchwycić jej sensu?

• Czy kiedykolwiek musiałeś czytać notatkę na głos, starając się ją zrozumieć?

• Czy kiedykolwiek musiałeś dzwonić do kolegów, aby dowiedzieć się, czy zrozumieli,

o czym była mowa na zebraniu?

• Czy kiedykolwiek otrzymałeś uzupełniającą notatkę służbową z wyjaśnieniami do

poprzedniej?

• Czy kiedykolwiek musiałeś uczestniczyć w nieplanowanym zebraniu zwołanym w

celu wyjaśnienia informacji przekazanych w notatce służbowej?

Jeśli odpowiedziałeś „tak" na którekolwiek z powyższych pytań, to już wiesz, jak

szkodliwa jest wadliwa komunikacja międzyludzka. Sprawniejsza komunikacja pozwoliłaby

uniknąć tych problemów. Zamiast tracić czas na wyjaśnianie, przepraszanie, poszukiwanie

zagubionych sprawozdań, kopiowanie, niszczenie papieru lub zbędne rozmowy telefoniczne,

mógłbyś się skoncentrować na tym, co zaplanowałeś zrobić po przyjściu do pracy.

Niesprawne komunikowanie się powoduje, że ludzie czują się niepewnie, są

zagniewani, zdezorientowani, zażenowani, roz goryczeni, sfrustrowani lub upokorzeni. Są to

koszty ludzkie. Uważniejszy sposób komunikowania się pozwala na bardziej efektywne

wykorzystanie Twoich zasobów.

SPOSÓB 2

BĄDŹ ZROZUMIAŁY

Prowadzenie przedsiębiorstwa polega między innymi na oddziaływaniu na ludzi. Aby

osiągnąć powodzenie, trzeba być zrozumiałym. Na przykład:

• zwracając pracownikowi uwagę na spóźnienie - zachęcasz go do zmiany postępowania;

• dokonując prezentacji potencjalnym klientom - starasz się ich przekonać, że Twoje zalecenia

odpowiadają na ich potrzeby;

• sporządzając sprawozdanie z wykonania zadań - informujesz inne osoby, co zaszło w

pewnym okresie oraz wyjaśniasz, dlaczego określone działania były właściwe.

Sprawozdania roczne, notatki wewnątrzbiurowe, faksy, poczta elektroniczna,

pogawędki, spotkania pracowników stanowią naturalną okazję do przekonywania. Dlatego też

powinniśmy jasno przedstawiać sprawy.

Im bardziej jesteśmy precyzyjni, tym dokładniejsza staje się nasza komunikacja

międzyludzka. Twoje audytorium lepiej zrozumie Twój zamiar i będzie w stanie lepiej

reagować na Twoje wiadomości. Audytorium poczuje się pewniej wiedząc, że wykonuje to,

czego od niego oczekujesz.

Czy kiedykolwiek czytałeś notatkę służbową, która była przyczyną nieporozumienia z

powodu braku daty, miejsca i czasu

zebrania? Gdyby wiadomość była dokładniejsza, sprawy potoczyłyby się sprawniej.

Wiedziałbyś, jakie były oczekiwania.

Jasność wiadomości umożliwia wykonywanie obowiązków bez zadawania zbędnych

pytań, niepewności oraz domysłów. Lepsze komunikowanie się umożliwi Ci zrozumiałe

wyrażenie Twoich idei za pierwszym razem, uwalniając od konieczności trzy-lub

czterokrotnego uściślania Twojej wiadomości w celu jasnego sprecyzowania stanowiska.

Tierney Elizabeth - Doskonalenie komunikacji miedzyludzkiej na 101 sposobow.pdf

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: