praca2.doc

UNIWERSYTET EKONOMICZNY W KRAKOWIE

WYDZIAŁ EKONOMII I STOSUNKÓW MIĘDZYNARODOWYCH

KIERUNEK: EKONOMIA

SPECJALNOŚĆ: ZARZĄDZANIE I DORADZTWO PERSONALNE

DIANA ŁUKIEWICZ

OCENA EFEKTYWNOŚCI ZEBRAŃ JAKO FORMY KOMUNIKACJI WEWNĄTRZORGANIZACYJNEJ

Praca licencjacka

Praca dyplomowa napisana pod kierunkiem

dr J. Purgał - Popiel

KRAKÓW 2013

Składam podziękowania

dr Joannie Purgał -Popiel

za pomoc i cenne wskazówki

w trakcie pisania niniejszej pracy

SPIS TREŚCI

Wstęp

Rozdział I

Komunikowanie się jako proces interakcji między uczestnikami organizacji

1.1      Istota komunikowania się

1.2       Kierunki przepływu informacji w organizacji

1.3    Identyfikacja narzędzi komunikacji wewnętrznej w organizacji

1.4      Efektywność komunikacji w organizacji

Rozdział II

Rola zebrań w komunikacji wewnątrzorganizacyjnej

2.1       Cele, funkcje i zastosowanie zebrań w komunikacji wewnętrznej

2.2       Zebranie jako proces komunikowania się przełożonego z podwładnymi

2.3       Efektywność zebrania jako sposób komunikacji i jego uwarunkowania

Rozdział III

Efektywność zebrania jako formy komunikacji w szkole

3.1            Charakterystyka badanej placówki

3.2            Zakres i narzędzia komunikacji w szkole

3.3            Zastosowanie zebrań w komunikacji  między dyrektorem a pracownikami szkoły

3.4            Ocena efektywności zebrania w procesie komunikacji

Zakończenie

Bibliografia

52

WSTĘP

              Znajomość procesów komunikowania się ma ogromne znaczenie dla społeczeństwa. Coraz większy jest nacisk na kontakty międzyludzkie w każdej organizacji, coraz istotniejsza staje się potrzeba doskonalenia różnorodnych sposobów umożliwiających komunikację między ludźmi. Jednym z nich jest właśnie zebranie. Jest to jedno z najbardziej popularnych narzędzi komunikacji wewnętrznej każdego przedsiębiorstwa. Każdy od najmłodszych lat uczestniczy w różnych zgromadzeniach, apelach czy spotkaniach grupowych. Tylko niektóre z nich rzeczywiście przyczyniają się do poprawy komunikacji i wzajemnego porozumienia uczestników. Z powyższych względów za cel pracy przyjęto rozpoznanie czynników wpływających na efektywność zebrania jako formy komunikacji w organizacji. Jego realizacja wymagała przeprowadzenia studiów literatury oraz badań empirycznych polegających na wywiadzie pogłębionym. Praca składa się z trzech rozdziałów.

Pierwszy rozpoczyna się od przeglądu definicji oraz różnych ujęć istoty komunikacji, z jakimi można się spotkać w literaturze. Omówione zostały główne elementy procesu komunikowania. Opisano szczegółowo kierunki przepływu komunikacji w organizacji. Ostatni punkt tego rozdziału pokazuje różnice między skutecznością a efektywnością w komunikacji w przedsiębiorstwie.

              Kolejny rozdział poświęcony jest problematyce organizacji zebrania jako narzędzia komunikacji formalnej. Przedstawiono w nim najważniejsze funkcje, cele oraz narzędzia, zwrócono uwagę na koszty i korzyści płynące z zebrań. Rozpoznano także elementy kluczowe dla efektywności zebrania jako formy komunikacji w organizacji.

              Ostatni rozdział przedstawia wyniki badań empirycznych na temat efektywności zebrań jako formy komunikacji w Szkole Podstawowej Nr 20 im. Harcerzy Buchalików w Rybniku – Gortatowicach. Badania polegały na analizie udostępnionych dokumentów oraz przeprowadzeniu wywiadów pogłębionych z Dyrektorem mgr Lucjanem Rugor, oraz 7 nauczycielami tej szkoły w dniach 14-15 lutego 2013 roku. Pozwoliły one ustalić, w jaki sposób Dyrektor komunikuje się z pracownikami szkoły. Na ich podstawie rozpoznano koszty i korzyści wynikające z zastosowania zebrań jako formy komunikacji w tej placówce.

              Pracę kończy podsumowanie zawierające najważniejsze wnioski z części teoretycznej i empirycznej.

ROZDZIAŁ I

Komunikowanie się jako proces interakcji miedzy uczestnikami organizacji

              Więź informacyjna jest podstawą funkcjonowania każdej organizacji, gdyż towarzyszy wszystkim więziom organizacyjnym i jest warunkiem ich realizacji. Procesem, dzięki któremu następuje wymiana informacji jest komunikacja.

              Zachodzi ona wśród ludzi i obejmuje ogół grup społecznych, wśród których dochodzi do porozumiewania, zarówno w życiu osobistym, jak i publicznym. Wszechstronność procesu komunikowania powoduje, że łączy się on z większością aspektów życia społecznego. Komunikacja zachodzi między poszczególnymi osobami, grupami, organizacjami i innymi zbiorowościami.[1]

1.1    Istota komunikowania się

Sformułowanie „komunikowanie się” wywodzi się z języka łacińskiego. „Communicato” oznacza „użyczenie, doniesienie”. Z kolei wyrażenie „communico” oznacza po pierwsze „mieć z kimś coś wspólnego, coś z kimś dzielić”, po drugie „komuś czegoś użyczać, udzielić, dopuścić do udziału”. Pozostaje ono w ścisłym związku z terminami: „communio” (umocnić, wzmocnić, upewnić) i „communis” (wspólny, powszechny, ogólnie przyjęty, zwykły).

Komunikowanie się wymaga interakcji czyli innymi słowy wzajemnego oddziaływania na siebie dwóch lub więcej jednostek, grup lub jednostek i grup, Polega zatem na obustronnym wpływie na zachowania uczestników procesu komunikacji. Jednak, aby zaistniał proces komunikacji, muszą występować trzy podmioty: nadawca, odbiorca i określony przepływ kodu..[2]

Nadawca to osoba, która wysyła określoną wiadomość, odbiorcą zaś jest jej adresat. Kod oznacza tutaj sposób przekazania wiadomości (obraz, słowo, gest).

Komunikacja odnosi się do tych przejawów ludzkiej działalności, które podejmowane są ze względu na drugiego człowieka. W takim ujęciu komunikacja to działalność referencyjna. Jednak osoby wdające się w dyskusję, rozmawiają wspólnie nie tylko po to, aby coś ważnego przekazać, ale również, by nawiązać pewną więź społeczną. Również w literaturze, jak i w codziennych relacjach, można odróżniać znaczenie słowa „komunikowanie” od „komunikowania się”. Podstawowym czynnikiem w rozróżnieniu tych pojęć jest sprzężenie zwrotne pomiędzy odbiorcą i nadawcą komunikatu. Jeżeli komunikat określa się jedynie jako jednostronny akt nadania przez nadawcę określonej informacji, to komunikowanie łączy już w sobie dwie postawy komunikacyjne: wymienione wyżej nadawanie oraz relację odbiorcy. Istotne jest to, że w określonym momencie odbiorca stanie się nadawcą[3]. Można, zatem stwierdzić, iż komunikowanie polega na współpracy podmiotów procesu komunikowania się.

Spotykane w fachowej literaturze definicje komunikowania różnią się znacznie od siebie, m.in. w kwestii internacjonalności komunikowania oraz jego transakcyjnego charakteru. Odmienności te na pewno odzwierciedlają fakt, iż nie ma zgody, co do istoty komunikowania. Poniżej przedstawiam kilka definicji komunikowania się[4], z których każda ukazuje inne aspekty tego procesu.

(1) Komunikacja jest procesem symbolicznym, ponieważ można w nim zauważyć dużą liczbę znaków, które określają miejsce, rzecz, zdarzenie materialne oraz rzeczywiste. Znaki te przyjmują albo formę symptomu - charakter ściśle naturalny, albo symbolu - jest rezultatem wyłącznie umowy społecznej, albo rytuału - nie posiada ściśle tych cech, jakie ma symptom i jednocześnie nie jest kreowany (jak symbol); jest usytuowany na granicy jednego i drugiego.[5]

(2) Komunikacja jest relacją wzajemną. Jedne relacje mogą być symetryczne – mówi się o nich, gdy relacja zachodzi między dwoma równo usytuowanymi partnerami, a inne niesymetryczne – występują wówczas, gdy jedna ze stron zajmuje pozycję wyższą niż partner. Niesymetryczność dotyczy najróżniejszych wymiarów m.in. politycznego (władzy), ekonomicznego (dostępności do zasobów finansowych), społecznego (dostępności do zasobów kapitału społecznego).

...