7.doc

7.                RAPORTY I SPRAWOZDANIA FINANSOWE

Prace związane z realizacją projektu prowadzi się na podstawie szczegółowego planu prac określającego zadania i ich pakiety (tasks, workpackages), terminy wykonania (milestones) oraz uzyskane wyniki (deliverables). Wymagane jest składanie raportów
z przebiegu prac, zwykle co pół roku lub co rok. W tych samych terminach składa się raport finansowy o wykorzystaniu środków (cost statement).

Koordynator może być dodatkowo zobowiązany do składania częstszych (np. co
3 miesiące) raportów bieżących o stanie prac i ich koordynacji.

7.1            Raporty

Koordynator projektu jest zobowiązany  dostarczyć do KE następujące rodzaje raportów:

-          Okresowe (zaawansowanie prac, zatrudnienie, odchylenia od złożonego planu pracy, rezultaty).

-          Raporty uzupełniające.

-          Raport końcowy zawierający całość prac: cele, rezultaty i wnioski oraz streszczenie późniejszych planowanych publikacji.

-          Plan Implementacji Technologii, (TIP).

Raporty okresowe i odnoszące się do nich sprawozdania finansowe powinny być dostarczone w ciągu miesiąca od daty zakończenia okresu, którego dotyczą.

7.2            Sprawozdania finansowe

Częścią składową raportów są sprawozdania finansowe. Dokumenty te sporządzają wszyscy uczestnicy projektu, a następnie koordynator przesyła je zbiorczo do KE.
W sprawozdaniach finansowych podaje się zestawienie wszystkich poniesionych wydatków w zakresie kosztów dopuszczalnych, przewidzianych do finansowania przez Komisję Europejską w ramach kontraktu. Koszty te muszą być  dokumentowane       
w sposób obowiązujący w danej instytucji, z tym, że robocizna musi być rozliczana na podstawie czasu faktycznie przepracowanego.

Do sprawozdań finansowych nie załącza się ani rejestrów czasu pracy ani żadnych innych oryginalnych dokumentów (faktur, biletów rachunków). Dokumenty takie należy przechowywać przez cały okres realizacji projektu i przez pięć lat  od daty ostatniej płatności. W tym czasie Komisja Europejska ma prawo do kontroli powyższych dokumentów.

Sprawozdania finansowe dostarczone są:

-          przez koordynatora i kontraktorów towarzyszących (dla tych kontraktorów, którzy nie odnoszą korzyści finansowych z wkładu KE w wersji ograniczonej),

-          w walucie krajowej i euro

-          formularze składają się z części E-1 i części E-2.

Sprawozdania finansowe ściśle obejmują kolejne okresy sprawozdawcze (typowo 6 miesięcy lub rok). W sprawozdaniach finansowych nie wolno ujmować  wydatków poniesionych przed rozpoczęciem lub po zakończeniu okresu sprawozdawczego.

Wyjątkiem są zakupy aparatury. Koszt aparatury zakupionej w okresie do 6 miesięcy przed oficjalnym rozpoczęciem projektu  jest kosztem  dopuszczalnym (Patrz rozdział "Kategorie kosztów-Aparatura").

Zdarzają się sytuacje, w których wydatek poniesiony w pewnym okresie sprawozdawczym nie został w nim uwzględniony (np. ze względu na opóźnienia
w księgowaniu) lub został uwzględniony nieprawidłowo. W takim przypadku można
w następnym okresie sprawozdawczym dokonać korekty (cost adjustment). Korekta taka wymaga jednak szczegółowego uzasadnienia.

Sprawozdania finansowe  podlega zatwierdzeniu przez Komisję Europejską. Dość często zdarza się, że przed zatwierdzeniem urzędnik Komisji prosi o dodatkowe informacje lub wyjaśnienia, dotyczące na przykład sposobu obliczenia kosztów robocizny, uzasadnienia dla poważniejszych zakupów sprzętu itp. Sprawozdania finansowe są sprawdzane niezwykle skrupulatnie, wątpliwości dotyczące nawet najdrobniejszych kwot mogą być powodem do skreślenia tych kwot lub nawet odrzucenia raportu finansowego jako całości (co powoduje konieczność jego ponownego sporządzenia).

Sprawozdania sporządza się w walucie krajowej. Wydatkowane kwoty przelicza się na euro według kursu obowiązującego w Komisji w  pierwszym dniu roboczym miesiąca następującego po dacie przedłożenia raportu. Zatem zatwierdzona kwota, po przeliczeniu na euro, zazwyczaj nie jest dokładnie równa kwocie faktycznie wydatkowanej, ze względu na zmiany kursów walut. Wobec faktu, że w dłuższym horyzoncie czasowym kurs złotówki do euro może się pogarszać, zatwierdzone wydatki po przeliczeniu na euro są mniejsze od faktycznie poniesionych, co powoduje straty finansowe.
Dla zmniejszenia tych strat należy przede wszystkim dbać o to, by czas, jaki upływa od poniesienia wydatku do jego uwzględnienia w sprawozdaniu finansowym, był jak najkrótszy. Z tego punktu widzenia korzystne jest rozliczanie się co 6 miesięcy, a nie co rok. Warto również nie spieszyć się z dużymi wydatkami, które nie są niezbędne
- należy je w miarę możliwości odkładać na okres bliski terminowi składania kolejnego raportu finansowego. Pamiętajmy, że to uczestnicy projektu, a nie Komisja Europejska, ponoszą ryzyko związane z wahaniami kursów walut.

Obowiązuje zasada, że sprawozdania finansowe wszystkich uczestników projektu są zatwierdzane równocześnie. Ma to ten skutek, że jeśli nawet tylko jeden
z uczestników nie złożył w terminie sprawozdania lub sprawozdanie to nie zostało zaakceptowane, to pozostali uczestnicy także muszą czekać na akceptację.

Tryb przekazywania środków finansowych na realizację projektu jest odmienny od tradycyjnie stosowanego w Polsce. Z chwilą uruchomienia projektu (najpóźniej
w ciągu dwóch miesięcy od podpisania kontraktu) Komisja Europejska przekazuje na konto koordynatora zaliczkę, która wynosi kilkadziesiąt procent całości budżetu projektu (procent ten jest określony w kontrakcie). Koordynator jest odpowiedzialny za przekazanie pozostałym uczestnikom przypadających na nich części zaliczki. Dalsze środki przekazywane są za pośrednictwem koordynatora sukcesywnie po zatwierdzeniu kolejnych raportów finansowych Komisja Europejska przekazuje tylko takie kwoty, jakie zostały wydatkowane w poprzednim okresie sprawozdawczym. Innymi słowy, jeśli
w kolejnym okresie sprawozdawczym uczestnik nie wykaże żadnych wydatków, to nie otrzyma dalszych środków finansowych. Ten tryb finansowania jest stosowany aż do momentu, gdy na konto danego uczestnika przekazanych zostanie 85% wszystkich przeznaczonych dla niego środków. Pozostałe 15% (lub odpowiednio stosownie do ustaleń kontraktu) Komisja Europejska zatrzymuje aż do momentu złożenia raportu końcowego z projektu i końcowego rozliczenia oraz zaakceptowania tych dokumentów. Jeśli po zatwierdzeniu raportu końcowego okaże się, że uczestnik otrzymał większą kwotę niż suma poniesionych przez niego i zatwierdzonych wydatków, to jest on zobowiązany do niezwłocznego zwrotu nadpłaconej różnicy.

Ten tryb finansowania w praktyce oznacza, że kwota przewidziana w kontrakcie nie jest gwarantowana. Ma ona charakter górnego limitu kosztu, jaki Komisja Europejska jest gotowa ponieść. Faktycznie otrzymana kwota będzie wynosiła tylko tyle, ile wyniosą poniesione przez uczestnika projektu wydatki (z dokładnością do różnic wynikających
z wahań kursów walut, o czym była mowa wyżej). Ten tryb finansowania oznacza także, że konieczne jest okresowe finansowanie prac ze środków własnych (pomocny jest w tym wypadku SPUB otrzymany ze środków KBN-u). W szczególności ostatnie 15% kwoty przewidzianej w kontrakcie można otrzymać tylko wtedy, gdy wcześniej, przed jej otrzymaniem, zostanie ona wydatkowana.

Około pół roku przed zakończeniem projektu odbywa się zwykle spotkanie wszystkich uczestników projektu z recenzentami zaproszonymi przez Komisję Europejską oraz urzędnikiem Komisji opiekującym się projektem. Celem tego spotkania jest przegląd wyników projektu. Wyniki tego przeglądu mają duże znaczenie dla końcowej oceny wykonania projektu. Jest regułą, że przed takim przeglądem sporządzany jest specjalny raport merytoryczny dla recenzentów.

Projekt kończy się złożeniem raportu końcowego, który - w przeciwieństwie do raportów z przebiegu prac - powinien zawierać pełną dokumentację naukową i techniczną wyników projektu.

Raporty końcowe wraz z końcowym sprawozdaniem finansowym należy dostarczyć
w ciągu dwóch miesięcy od zakończenia projektu lub skończenia prac przy projekcie
w zależności od tego, która z dat jest datą wcześniejszą.

Komisja Europejska  może zażądać dodatkowych materiałów przeznaczonych do rozpowszechniania informacji o wynikach projektu i promocji tych wyników (np. baza danych PROSOMA)